Etiket Bertelepon

Hmmm,, Assalamualaikum,,,, :)
kali ini kita akan belajar tentang cara etika bertelepon nih guys,, hehe,,
Bertelepon pasti nggak asing kan ditelinga kita ?? pastinya tidak dong bahkan hampir setiap hari, setiap minggu pasti kita bertelepon kan guys,, pas banget nih guys kita pelajari sekarang yuk :)

Bagaimana etiket bertelepon ? Ketika kita menggunakan pesawat teleponkita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak bicara, tetapi kita etiket bertelepon juga tidak boleh diabaikan. Adapun hal-hal penting yang harus kita perhatikan dan dilaksanakan, sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut :
1. Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.
2. Jangan memulai dengan kata "Hallo" tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.
3. Jangan menggunakan pesawat telepon ditempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dngan si penelpon. Sekretaris umumnya wanita sering tergoda dengan "Ngerumpi". Dalam hal ini kita bisa mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya hindvari untuk ngergumpi di tempat kerja.
4. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak setuju pada pembicaraan. Kadang- kadang kita meminta penelpon agar mengulangi pembicaraan dengan ungkapan "apa, bisa diulang ?"Sungguh hal itu tidak sopan bila kita mengungkapkan hal dfemikian. Oleh karena itu, konsenttrasikan pikiran sejenak pada pembicaraan tersebut.
5. Janagan mengungkapkan kata-kata yang menyinggung persasaan, sebaiknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.
6. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicaraan dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
7. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cvepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama maksud pembicaraan kita. Namu juga jangan berbicara terlalu keras dan perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal.
8. Apabila kita menelpon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, disamping pokok pembicaraannya.
9. Apabila kita menelpon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orag yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu disela-sela kesibukannya.   
10.Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan pekerjaan. Bicaralah seperlunua sesuai dengan maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
11. Catat poin-poin pesan yangdisampaikan.
12. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus minta maaf jik kita membuat kesalahan sewaktu pembicaraan telepon.
13. Mengakhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapakan kata "terimakaish" (thank you) dan "kembali" (you are welcome), dan mengucapkan salam "selamat pagi" atau "selamat siang " ketika mengakhiri pembicaraan.
14. Meletakkan gagang telepon denga pelan.


Hal- hal yang harus dihindari sekretaris dalam berkomunikasi melalui telepon :
a. Memakai bahasa informal
b. Berbicara dengan orang lain selagi berbicaradi telepon
c. Berbicara sambilmakan sesuatu atau mengunyah permen
d. Berbicara terlalu banyak basa basi
e. Berbicara dengan nada kasar atau membentak
f. Berbicara dengn nada memerintah
g. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdenganrkan
h. Penelpon ditransfer berkali- kali atau ditransfer ke alamat yang salah
i. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. 


  Terimakasih, Semoga bermanfaat,, :)

kearsipan

Assalamu'alaykum wr.wb

  Gimana kabarnya ukhty wa akhi semoga sehat selalu dan dalam lindungan Allah swt. aamiin..
kali ini saya akan mengeposkan materi tentanng kearsipan, yu simak,,, :)
tapi sebelum itu baca dulu basmalah ya "Bismillah hirrohman nirrohim"



     A. Perngertian Arsip       pengertian arsip dapat dilihat dari 2 (dua) segi :
  1. Segi Bahasa
     Secara Etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani "Arche" yang berarti "pemulaan", kemudian darikata menjadi "arche" berkembang menjadi kata "Ta Archia"yang berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi "Archeon" yang berarti "Gedung Pemerintahan" dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi "Archivium" (pengantar kearsipan sebagai Sistem,Arsip Nasional, RI, hal 02)
 2. Pendapat para ahli

•    Arsiparis Jerman, Aldolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leizig 1953), Arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal ditempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau. 
• Prof.Prajudi Atmosudirjo membedakan istiah file dan records walau dalam bahasa Indonesianya diartikan arsip. File: berarti wadah, tempat, map, ordner, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, dan bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen,dan peta. 
• Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya "Administrasi Perkantoran" arsip adalah kupulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.  

Kearsipan menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 yang diaksud arsip dalam undang-undanng adalah :

1.     Naskah-naskah yang dibuat dan dierima lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam kegiatan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 
2.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 
2. Jenis-jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjaunya, yaitu:

1. Berdasarkan fungsi arsip 

Berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi :

a.  Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu:1.  arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masoh diperlukan secra lamgsung dan terus mnerus dalama penyelenggraan administrasi organisasi. 2. Arsip dinamis in-aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya alam penyelenggraaan adnimistrasi organisasi sudah berkurang.                                                                                                                                                                                    b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi organisai. 

2. Berdasarkan Nilai Guna Arsip 

a) Nilai Guna Primer, arsip yang digunakan untuk kepentingan instansi atau pencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primer meliputi:

1. Nilai Guna Administrasi yaitu, nilai guna arsip yang didasarkan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip.

2. Nilai Guna Hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban negara serta pemerintah.    

3.Nilai Guna Keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggumg jawaban keuangan.

 4. Nilai Guna Ilmiah, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penilitian murni. 

 

b. Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan umum diluar instansi. Nilai guna sekunder meliputi:

 1.Niali Guna Pembuktian yaitu, arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi tersebut diciptakan. 

2. Niali Guna Informasi yaitu, arsip yang mengandung informasi bagi penggunaan berbagai kepentingan penelitian sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi pencipta. 

 

3.Berdasarkan sifat 

Berdasarkan sifatnya arsip dapat dibedakan: 

a. Arsip tertutup yaitu, arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat. 

b. Arsip terbuka yaitu, arsip yang boleh diketahui oleh semua orang berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaanya, arsip dibagi atas:  

1. Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan disuatu pusat arsip 

2. Arsip pemerintah yaitu yang mengandung nilai khusus

3. Arsip unit yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi 

 

4. Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan dan arsip petikan. 

5.Berdasarkan subyek atau isinya arsip dibedakan atas, arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran dsb. 

6.Berdasarkan bentuk dan judulnya, arsip terdiri atas berbgai macam suraty (arsip korespondensi) yang didalamnya berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelengaraan kehidupan organisasi. 

7.Berdasarkan sifat dan kepentingannya arsip dibagi menjadi dua yaitu: 

a. arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keaungan, dokumentasi, sejarah, dsb. 

b.Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akta, ijazah, dsb.

Fungsi Arsip 

Aktifitas kantor/ organisasi akan berjalan dengan lancar

Dapat dijadikan bukti tertulis apabila terjadi masalah 

Dapat dijadikan sarana komunikasi secara tertulis 

Dapat dijadikan bahan dokumentasi 

Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya 

Sebagai alat pengingat 

Sebagai alat penyimpan warkat

Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan 

Merupakan  bantuan berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijakan organisasi

korespondensi

 Korespondensi

          Dalam kehidupan sehari hari pasti kita sering mendengar dan hampir setiap hari melakuakn komunikasi entah itu dengan orangtua,kakak,adik, teman, ataupun yang lainnya. Biasanya komunikasi yang sering dugunakan yaitu komunikasi veerbal dan non-verbal.Berikut ini adalah pengertian dan mascam macam komunikasi verbal dan non- verbal
    Komunikasi adalah Penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain menggunakan lambang-lambang tertentu untuk mencapai kesepahaman atau kesepakatan.Lambang dibagi menjadi 2 yaitu :
 1. verbal adalah lambang yang tidak perlu diartikan.
     contoh: lambang bahasa,lisan/tertulis
2. non-verbal adalah komunikasi yang harus diartikan.
    contoh : lambang gambar, warna, dll.
 Sekarang kita akan membahas tentang korespondensi. Tahukah kamu apa itu korespondensi ?? Apa saja yang termasuk dalam korespondensi? nah kita akan mempelajarinya bersama,,
    Korespondensi adalah Kegiatan slaing berkirim surat menyurat dari pihak satu ke pihak lain. orang yang melakukan korespondensi disebut koresponden dan ilmunya disebut korespndensi. Yang dikatakan korespondensi yaitu kedua pihak harus aktif, jika salah satu pihak tidak aktif maka tidak bisa dikatakan sebagai korespondensi.
 Yng termasuk dalam kategori korespondensi adalah Surat. Surat termasuk kedalam korespondensi karena surat memiliki peranan penting dalam menciptakan hubungan dengan pihak lain.
 fungsi Surat :
 1. Alat bukti tertulis
 2. Alat pengingat
 3. Dokumentasi Historis
 4. Pedoman / dasar bertindak ( keputusan )
 5. Jaminan keamanan
 6. Duta atau wakil organisasi
 7. Barometer kemajuan kantor (pengukur)

 Jenis jenis Surat :  
A. Berdasarkan wujudnya 

1. Surat Biasa 

Surat Biasa adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman surat kilat. 

2. Surat memo

Surat memo adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis dilingkungan kantor/ organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Bagian bagian memo :

a. kepala memorandum, terdiri dari :

 - nama instansi yang mengeluarkan memo

- petunjuk mmo

- nomor, tanggal memo dibuat

- kepada dan dari siapamemo dibuat

- Perihal

- logo/lambang (bila ada) 

3. Telegram 

Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram berarti tanda atau bentuk, dengan kata lain telegram berarti pemindahan tulisan dengan bantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. Blanko telegram terdiri dari :

a. Bagian atas diisi oleh petugas telegram 

b. Bagian tengah, tempat pengirim telegram menulis brita, terdiri dari :

sifat telegram, alamat yang dituju, isi telegram, nama pengirim(nama perorangan, instansi atau organisasi)

c. Bagian bawah, terdiri dari :

    - Bagian kiri perkataan "periksa awal" diisi oleh petugas kantor telegrgam 

    - Bagian kanan perkataan "periksa akhir" diisi oleh petugas kantor telegram 

    - bagian "nama" dan "alamat pengirim" diisi oleh pengirim telegram    

4. Kartu pos 

kartu pos adalah segala macam surat yang ditulis atas karton yang berukuran 15x10 cm yang disahkan pemakainya  oleh perum POSTEL.  

B. Berdasarkan sifatnya 
     1.  Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang menyangkut kepentinngan pribadi. Dalam surat pridadi tidak memiliki kop surat.

  ciri ciri surat pribadi yakni :
  1. Tidak memiliki kop surat
  2. Tidak menggunakan nomor surat
  3. Menggunakan bahasa sendiri
  4. Salam pembuka bervariasi
  5. Isi  surat biasanya sesuai dengan keinginan pribadi
Macam macam surat pribadi yaitu :
 1. Surat Keluarga, surat yang ditulis oleh seseorang yang membicarakan masalah pribadi.
 2. Surat Lamaran kerja, surat yang ditulis seseorang untuk melamar pekerjaan.
       
    2. Surat Dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga instansi atau pemerintah.
    3. Surat Niaga adalah surat yang dibuat oleh suatu organaisasi yang bertujuan untuk mencari keuntungan.
    4. Surat Sosial adalah surat yang membicarakan masalah sosial.

 contoh surat resmi

 Bagian bagian surat resmi :
 1. Kop surat 
     - Nama organisasi
     - Alamat organisasi
     - Nomor telepon
     - Lambang atau logo
     - Nomor kawat 
     - Nomor fax
     - Kotak pos 
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal
5. Tanggal Surat
6. Alamat yan dituju
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Penutup surat 
10. Tembusan


 C. Berdasarkan keamanan surat

1.   Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting, biasanya tertulis di sampul surat " surat sangat rahasia"contohnya soal ujian nasional 
2. Surat rahasia adalah surat yang hanya diketahui oleh beberapa orang saja.
3. Surat konfisedial adalah surat yang isinya hanya diketahui oleh beberapa pejabat tertentu.
4. Surat biasa adalah surat yang pesannya bisa diketahui oleh siapapun jarena tidak merugikan pihak lain. 

  D. Berdasarkan ruang lingkup surat
     1. memo adalah alat komunikasi yang digunakan intern dalam satu organisasi
     2.Nota adalah surat yang dibuat atasanuntuk bawahan agar mendapat informasi
     3. Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada siapapun

  E.Berdasarkan jumlah pembaca surat
    1. pengumuman adalah surat yang ditunjukkan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak yang dituju.  
    2. Surat edaran adalah surat yang dikirimkan oleh bebeerapa instansi. 
    3. Surat biasa adalah surat yang surat yang tertera di alamat surat 
    
  F. Surat berdasarkan pengertian umum
    1. surat terbuka 
    2. surta tertutup 
    3. suratb kaleng 

G. Surat berdasarkan penyelesaian surat 
   1. surat kilat 
   2. surat segera 
   3. surat biasa 




semoga bermanfaat ukhty wa akhi... :)
wassalamu'alaykum wr,wb

mengetik 10 jari

                                              "Mengetik 10 jari Dengan Cepat dan Tepat"

 

Assalamu'alaykum,,, akhi wa ukty,,,
semoga postingan ini bermanfaat yah buat akhi wa ukhty,,,

  Pada dasarnya  mengetik memang sangat diperlukan dalam kehidupan sehari-hari terutama para pegawai perkantoran ataupun pekerjaan yang lainnya yang berhubungan dengan mengetik, begitu juga dengan pelajar dalam membuat tugas yang berhubungan dengan mengetik, seperti membuat tugas makalah, kliping, dsb.
Mengetik sepuluh jari adalah mengetik dengan sistem buta artinya dalam mengetik pengguna (user) tidak melihat keyboard tetapi melihat layar monitor dan tulisan yang diketik.
 Keuntungan mengetik 10 jari:
1. Fokus kepada teks
2. Mengetik lebih cepat
3. Sikap duduk menjadi lebih benar karena fokus pada layar
4. Mata tidak mudah lelah
5. Minim salah pengetikan (Typo)
6. Jari-jari kita tidak mudah lelah karena dalam mengetik sepuluh jari sudah dibagi tugas masing masing jari
Kekuarangan 
1. Jika terjadi kesalahan dalam mengetik jarang diketahui oleh pengetik karena pengetik menggunakan instingnya
2. harus latihan dengan giat jika ingin bisa

  Nah, sekarang sudah tau kelebihan dan kekurangan dalam mengetik sepuluh jari bukan ? sekarang cara mengetik sepuluh jarinya dengan cepat dan tepat :

1. Perhatikan posisi tanngan kiri dan tangan kanan anda 

1

#1. Bagian Tangan Kiri

— Jari Kelingking menekan huruf A, Q, Z, Angka 1 dan tombol Shift, Tab, CapsLock
— Jari Manis menekan huruf W, S, X dan Angka 2
— Jari Tengah menekan huruf Huruf E, D, C dan Angka 3
— Jari Telunjuk menekan huruf R, F, T, V, G, B, Y dan Angka 4, 5, 6
— Ibu jari atau Jempol untuk menekan tombol Space dan Al
#2. Bagian Tangan Kanan

— Jari Telunjuk menekan huruf Y, U, H, J, B, N, M dan Angka 6, 7
— Jari Tengah menekan huruf I, K,tanda koma dan Angka 8
— Jari Manis menekan huruf L, O tanda titik dan angka 9
— Jari Kelingking menekan huruf P, tanda titik koma dan tanda slash
— Ibu jari atau Jempol untuk menekan tombol Space dan Alt
 
2.   Kalau sudah mengerti cara caranya cobalah lakukan dengan latihan ini 



















  5 Tips saat mengetik :

1. Sejajarkan pergelangan tangan
2. Posisi siku menggantung
3. Lemaskakan jari telunjuk dan jari manis
4. Posisi tangan pada keyboard
5. Tekan tombol dengan tenang

 kamu juga bisa mempelajari tutorial mengetik 10 jari dengan video berikut

Apakah kamu ingin mengadsah kemampuan mengetikmu?? kecepatan dalam mengetik?? 

kamu bisa memnuktikannya melalui  :
1. typingmaster
      Di typing master kamu bisa mencoba mengetes berapa kecepatanmu dalam mengetik, dan yang lebih serunya  di typing master ada gamenya juga lhoo,, ini gambarnya

2. ultrakey
     Di Ultrakey kamu dapat menemukan cara mengetik yang efektif dan cepat lhoo,,

3. KeyBlaze
     Di KeyBlaze akan memungkinkan  kamu lebih cepat dan mudah dalam mengetik, kamku juga akan menumpai pengetik dari yang pemula sampai profesional. dan di KeyBlaze terdapat keyboard lotus. ini gambarnya

   Semoga Bermanfaat
Saran : Jika ingin cepat bisa sebaiknya latihan satuminggu min. 2 kali

 Terimakasih.... :)
Wassalamu'alaykum wr.wb.