kearsipan

Assalamu'alaykum wr.wb

  Gimana kabarnya ukhty wa akhi semoga sehat selalu dan dalam lindungan Allah swt. aamiin..
kali ini saya akan mengeposkan materi tentanng kearsipan, yu simak,,, :)
tapi sebelum itu baca dulu basmalah ya "Bismillah hirrohman nirrohim"



     A. Perngertian Arsip       pengertian arsip dapat dilihat dari 2 (dua) segi :
  1. Segi Bahasa
     Secara Etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani "Arche" yang berarti "pemulaan", kemudian darikata menjadi "arche" berkembang menjadi kata "Ta Archia"yang berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi "Archeon" yang berarti "Gedung Pemerintahan" dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi "Archivium" (pengantar kearsipan sebagai Sistem,Arsip Nasional, RI, hal 02)
 2. Pendapat para ahli

•    Arsiparis Jerman, Aldolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leizig 1953), Arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal ditempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau. 
• Prof.Prajudi Atmosudirjo membedakan istiah file dan records walau dalam bahasa Indonesianya diartikan arsip. File: berarti wadah, tempat, map, ordner, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, dan bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen,dan peta. 
• Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya "Administrasi Perkantoran" arsip adalah kupulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.  

Kearsipan menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 yang diaksud arsip dalam undang-undanng adalah :

1.     Naskah-naskah yang dibuat dan dierima lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam kegiatan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 
2.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 
2. Jenis-jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjaunya, yaitu:

1. Berdasarkan fungsi arsip 

Berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi :

a.  Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu:1.  arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masoh diperlukan secra lamgsung dan terus mnerus dalama penyelenggraan administrasi organisasi. 2. Arsip dinamis in-aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya alam penyelenggraaan adnimistrasi organisasi sudah berkurang.                                                                                                                                                                                    b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi organisai. 

2. Berdasarkan Nilai Guna Arsip 

a) Nilai Guna Primer, arsip yang digunakan untuk kepentingan instansi atau pencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primer meliputi:

1. Nilai Guna Administrasi yaitu, nilai guna arsip yang didasarkan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip.

2. Nilai Guna Hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban negara serta pemerintah.    

3.Nilai Guna Keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggumg jawaban keuangan.

 4. Nilai Guna Ilmiah, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penilitian murni. 

 

b. Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan umum diluar instansi. Nilai guna sekunder meliputi:

 1.Niali Guna Pembuktian yaitu, arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi tersebut diciptakan. 

2. Niali Guna Informasi yaitu, arsip yang mengandung informasi bagi penggunaan berbagai kepentingan penelitian sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi pencipta. 

 

3.Berdasarkan sifat 

Berdasarkan sifatnya arsip dapat dibedakan: 

a. Arsip tertutup yaitu, arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat. 

b. Arsip terbuka yaitu, arsip yang boleh diketahui oleh semua orang berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaanya, arsip dibagi atas:  

1. Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan disuatu pusat arsip 

2. Arsip pemerintah yaitu yang mengandung nilai khusus

3. Arsip unit yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi 

 

4. Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan dan arsip petikan. 

5.Berdasarkan subyek atau isinya arsip dibedakan atas, arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran dsb. 

6.Berdasarkan bentuk dan judulnya, arsip terdiri atas berbgai macam suraty (arsip korespondensi) yang didalamnya berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelengaraan kehidupan organisasi. 

7.Berdasarkan sifat dan kepentingannya arsip dibagi menjadi dua yaitu: 

a. arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keaungan, dokumentasi, sejarah, dsb. 

b.Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akta, ijazah, dsb.

Fungsi Arsip 

Aktifitas kantor/ organisasi akan berjalan dengan lancar

Dapat dijadikan bukti tertulis apabila terjadi masalah 

Dapat dijadikan sarana komunikasi secara tertulis 

Dapat dijadikan bahan dokumentasi 

Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya 

Sebagai alat pengingat 

Sebagai alat penyimpan warkat

Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan 

Merupakan  bantuan berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijakan organisasi